IBV Bürgerpark, Unterlagen für die Abgabe eines Angebotes, nur für schriftlich benachrichtigte Bieter!
Maßnahme: Planung für die Neustrukturierung Bürgerpark in Neustadt (Hessen),
Planungsleistungen nach den Bestimmungen der HOAI 2013, Teil 3 Objektplanung, Abschnitt 2 Freianlagen (§§ 38 -40), Leistungsphasen 3-9
nur für schriftlich benachrichtigte Bieter!
Auftraggeber: Magistrat der Stadt Neustadt (Hessen)
Zum Download stehen folgende Unterlagen zur Verfügung:
- dieses Anschreiben
- das Formblatt Eignungsleihe
- das Formblatt „Nachunternehmen“
- das Formblatt Angebotsschreiben
- das Formular Angebot Honorar Bürgerpark, Maßnahmen 2019 und 2020
- das Blanko der Wertungsmatrix für die Angebote
- die Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen Aufträgen nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG)
- Machbarkeitsstudie Bürgerpark
- Allgemeiner Hintergrund des Vergabeverfahrens
Ausgangslage
Im Auftrag der Stadt Neustadt (Hessen) wurde eine Machbarkeitsstudie zum Bürgerpark erstellt. Diese stellt die vorbereitende Grundlage der Maßnahmen zur Neustrukturierung dar.
Das ca. 4,5 ha große Gelände des Bürgerparks weist mit dem Teich, der Wiera sowie den großzügigen Rasenflächen ein großes Nutzungs- und Naturpotential auf. Aufgrund der sich wandelnden Nutzungsansprüche soll der Bürgerpark gezielt in Teilbereichen weiterentwickelt und an die unterschiedlichen Bedürfnisse und Vorstellungen angepasst werden. Es ist dabei anzustreben, den über die Jahrzehnte gewachsenen Strukturen eine für die neuen Maßnahmen verbindliche gestalterische Linie zu geben, um der Bedeutung des stadtnahen Freiraums für die Stadt Neustadt gerecht zu werden.
Unter Berücksichtigung der genannten Wünsche und auf Basis der Bestandsaufnahme und Analyse wurde das Parkgelände in Bezug auf die Strukturierung von Entwicklungsperspektiven in drei Zonen aufgeteilt: Naturraum, Aktivitätsbereich und Landschaftspark. Diese Zonen sollen in ihren jeweiligen Charakteren und Funktionen gestärkt und weiterentwickelt werden.
Naturraum: In diesem Bereich sollen die naturräumlichen Gegebenheiten ausgebaut und der Park als Lebensraum für die Flora und Fauna in der Stadt gefördert werden.
Aktivitätsbereich: Dieser Teil des Parks wird vorrangig für die intensiven Freizeitnutzungen weiterentwickelt.
Landschaftspark: Der Bürgerpark ist eine gestaltete Wiesenlandschaft mit Einzelbäumen und Baumgruppen. Der Park wird durch das ‚Gehen‘ erschlossen, Perspektivwechsel von ‚drinnen‘ nach ‚draußen‘ finden statt. Dieser Aspekt und die punktuellen Aufenthalts- und Ruhebereiche werden im Bereich ‚Landschaftspark‘ gestärkt.
Das Projekt unterliegt förderrechtlichen Bestimmungen. Die Maßnahme wird durch das Städtebauförderprogramm „Soziale Stadt“ gefördert. Ein Kostenrahmen in Höhe von 585.000 € inkl. Planungskosten ist einzuhalten.
- Umfang der Leistungen
Der Umfang der Leistungen ist dem Formular Angebot Bürgerpark, Maßnahmen 2019 und 2020 zu entnehmen.
- Auskünfte und Ansprechpartner
Auskünfte erteilt ausschließlich folgende Ansprechpartnerin:
Magistrat der Stadt Neustadt (Hessen)
Frau Guendalina Balzer
Ritterstraße 5-9
35279 Neustadt (Hessen)
Telefon: 06692/89-32
Telefax. 06692/89-41
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
- Inhalt der Angebotsabgabe/Ablauf der Vergabegespräche
Das Angebot ist nebst den sonstigen verlangten Nachweisen und Erklärungen einmal auf CD-Rom, DVD oder USB-Stick in einem gängigen Format (pdf, jpg) sowie einmal in schriftlicher Form einzureichen. Die mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen sind in einem verschlossenen Umschlag rechtzeitig bis 25.06.2019, 14.30 Uhr beim Magistrat der Stadt Neustadt (Hessen), Submissionsstelle Herrn Holger Michel, Ritterstraße 5-9, 35279 Neustadt (Hessen) abzugeben oder einzusenden. Verspätet eingegangene Angebote werden zwingend ausgeschlossen, wobei das Verschulden von Post- oder Paketdiensten dem Bieter zuzurechnen ist.
Das Angebot ist schriftlich einzureichen, das heißt eigenhändig im Original unterschrieben. Das Angebot ist auf dem Postweg oder direkt zu übermitteln. Die Einreichung per Email oder Telefax ist nicht zugelassen (§ 81 S. 1 VgV).
Der Umschlag ist mit der Aufschrift „Planungsleistungen für die Neustrukturierung des Bürgerparks in Neustadt (Hessen) - nicht öffnen vor dem 25.06.2019, 14.30 Uhr“ zu versehen.
Nach § 7 Hessisches Tariftreue- und Vergabegesetz (HVTG) haben die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen Verpflichtungserklärungen nach § 4 Abs. 1 bis 5 (Tariftreueerklärung), § 6 (Mindestentgelterklärung) und § 8 Abs. 2 HVTG abzugeben. Diese Erklärung ist mit dem Angebot vorzulegen.
Das Angebot bildet die Grundlage für die Bewertung der Büros. Die Vergabegespräche dienen der Präsentation des Angebots sowie für Rückfragen der Auftraggeberin.
Das Angebot besteht aus:
- a. Einem rechtsverbindlich unterschriebenem Honorarangebot „Angebotsschreiben“ sowie dem ebenso rechtsverbindlich zu unterschreibendem Formular „Angebot Bürgerpark, Maßnahmen 2019 und 2020“ – es können zum zwingend beizufügenden Formblatt ergänzende Angaben erfolgen. Die Zuschlags- und Bindefrist für das Angebot läuft bis zum 24.07.2019.
- b. Angaben zu den bereits in der Vergabebekanntmachung angekündigten Punkten, die nachfolgend detailliert werden:
- Neugestaltungskonzept Bürgerpark auf Grundlage der vorliegenden Machbarkeitsstudie in Wort oder Bild (Skizze) mit Angaben zu den Qualitäten der zu verwendenden Materialien und einem groben Terminplan
- Konzept zur Organisation des Planungsbüros, Zusammenarbeit mit Dritten (Projektleitung, Verwaltung, sonstige Planungsbeteiligte), Gewährleistung der Präsenz vor Ort, insbesondere im Rahmen der Bauüberwachung. Die Projektanalyse soll der Auftraggeberin einen Eindruck von der Arbeits- und Denkweise des Bieters verschaffen
- Beruflicher Werdegang und Qualifikation für den vorgesehenen Projektleiter und seinen Stellvertreter. Es sind aussagekräftige Lebensläufe vorzulegen, aus denen sich der berufliche Werdegang und die Qualifikation ergeben.
1.4 Erfahrungen im Städtebauprogramm „Soziale Stadt“, Darstellung der betreuten
Projekte als Auflistung, inkl. Ansprechpartner bei der Behörde und Datum der
Durchführung
Für die unter 1.1. und 1.2 genannten Punkte soll ein Kurzkonzept erstellt werden, das die Maßnahmen und Qualifikationen hinreichend beschreibt. Die Konzepte sollen den Umfang von 5 DIN A4-Seiten (Punkt 1.1) bzw. 3 DIN A4 Seiten (Punkt 1.2) nicht übersteigen
Im Rahmen des Vergabegespräches wird sich die Auftraggeberin einen Eindruck über das Projektteam verschaffen. Hierzu sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
- 5. Präsentation eines vergleichbaren Projektes
Im Vordergrund steht hier die Präsentation der Arbeitsweise und nicht die Präsentation des Projektes an sich.
- Darstellung der Herangehensweise bei der Projektbearbeitung
- Vorstellung interessanter und/oder auf die aktuelle Aufgabe übertragbarer Aspekte des vergleichbaren Projektes
Hier soll nicht die vollständige Standard-Vorgehensweise geschildert werden, sondern die spezifischen Besonderheiten des Büros bzw. übertragbare Besonderheiten für das Projekt. Es soll die konkrete Anwendung Ihrer unter Nr. 1.1 und 1.2 beschriebenen Maßnahmen, Instrumente, etc. erläutert werden.
Nach Abschluss der Vergabegespräche wird das wirtschaftlichste Angebot i.S.v. § 127 Abs. 1 GWB unter Berücksichtigung folgender Wertungskriterien, wie in der Vergabebekanntmachung bereits angekündigt, in folgender Gewichtung ermittelt.
- Preis Gewichtung: 20 %
- Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags
betrauten Personals/ Projektorganisation Gewichtung: 20 %
- Erfahrungen im Städtebauprogramm „Soziale Stadt“ Gewichtung: 15 %
- Qualität des Neugestaltungskonzeptes Gewichtung: 30 %
- Präsentation eines Vergleichsobjektes Gewichtung: 15 %
Im Nachgang zu den Gesprächen werden alle Informationen wie oben angegeben ausgewertet und in einer Bewertungsmatrix zusammengeführt, die die Grundlage für die Vergabe sein wird. Die Bewertungsmatrix ist Bestandteil der Vergabeunterlagen. Die Auftraggeberin wird eine vergleichende Bewertung der Angebote vornehmen.
Zu 1: Die für die Berechnung des Honorars angegebenen anrechenbaren Kosten sind lediglich grob geschätzt. Sie sind nicht verbindlich, vielmehr ergeben sich die anrechenbaren Kosten für die Honorarrechnung des künftigen Auftragnehmers aus der von ihm zu erstellenden Kostenberechnung. Um die Vergleichbarkeit der Honorarangebote zu gewährleisten, sind diese aber dem Honorarangebot zugrunde zu legen.
Nach dem Beschluss des OLG Koblenz vom 29.01.2014 (1 Verg 14/13) verstößt die verbindliche Vorgabe der Honorarzone durch den Auftraggeber gegen Vergaberecht. Die Bieter haben daher mit ihrem Angebot anzugeben, ob sie die Auffassung der Auftraggeberin zur Einordnung in die Honorarzone IV teilen oder ob eine andere Honorarzone für angemessen gehalten wird, auf deren Grundlage dann das Angebot kalkuliert wird; ferner ist die abweichende Einschätzung der Honorarzone zu begründen.
Das günstigste Honorarangebot, das sich im Rahmen der Mindestsätze der HOAI bewegt, erhält die höchste Punktzahl. Das nächsthöhere Honorarangebot erhält die zweitbeste Punktzahl, usw. Gewertet werden des Weiteren die angegebenen Stundensätze im Mittel. Der niedrigste gemittelte Stundensatz erhält die höchste Punktzahl.
Zu 2: a) Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung betrauten Personals
Gewertet wird die Dauer der Berufserfahrung. Eine längere Berufserfahrung als 10 Jahre wirkt sich nicht punkterhöhend aus. Gewertet wird des Weiteren, ob der für die Auftragsdurchführung vorgesehene Projektleiter einschlägige Erfahrungen in dem Bereich Planung von Landschaftsparks und über geförderte Maßnahmen hat. Die persönlichen Referenzen dürfen mit den im Rahmen des Teilnahmeverfahrens vorgelegten Referenzen identisch sein, können aber auch hiervon abweichen, z.B. aus früherer Tätigkeit in einem anderen Planungsbüro stammen. Die persönlichen Referenzen werden umso höher bewertet, je eher sie mit dem zu vergebenden Projekt vergleichbar sind.
- b) Projektorganisation
Der Bieter/die Bietergemeinschaft wird aufgefordert, seinem/ihrem Angebot ein kurzes Konzept für die Projektorganisation beizufügen. Hierin soll auf folgende Punkte eingegangen werden:
- Struktur und Zusammensetzung des Projektteams,
- projektbezogener Personaleinsatz und interne Organisation,
- Abstimmung mit der Auftraggeberin,
- Zusammenarbeit mit externen Fachplanern
Hierzu soll eine Kurzvorstellung des vorgesehenen Projektteams und der internen Organisationsstrukturen erfolgen. Dabei erwartet die Auftraggeberin Aussagen zu den internen Zuständigkeiten und zur Verfügbarkeit.
Dieses Kriterium wird anhand der folgenden Maßstäbe bewertet:
- • Besetzung des Projektteams hinsichtlich projektrelevanter Erfahrung und Kompetenz der einzelnen Personen sowie Verfügbarkeit für das Projekt. Die Auftraggeberin erwartet dabei, dass zur Leistungserbringung Personal mit einschlägiger Erfahrung und Qualifikation eingesetzt wird. Insbesondere der Projektleiter, aber auch sein Stellvertreter sollen in der Lage sein, das Projekt (auftragsbezogen) fachlich zu durchdringen und die eigene Leistungserbringung des Projektteams zu leiten. Darüber hinaus muss das entsprechend vorgesehene Personal während der gesamten Planungsphase entsprechend den Projektanforderungen verfügbar sein.
- • Qualität und Effizienz der internen Zusammenarbeit. Die Auftraggeberin erwartet eine strukturierte/organisierte Aufgabenverteilung, Schnittstellendefinition und Arbeitsabläufe sowie eine eingespielte und harmonische Zusammenarbeit. Ein flüssiger Arbeitsablauf soll auch bei ggf. auftretenden Problemen gewährleistet sein.
- • Abstimmung mit der Auftraggeberin, Zusammenarbeit im (externen) Planungsteam. Hierzu wird eine Erläuterung der Vorgehensweise zur Abstimmung mit der Auftraggeberin sowie der Zusammenarbeit mit externen Fachplanern erwartet. Dabei kommt es auf die Berücksichtigung der Entscheidungsfähigkeit der Bauherrin und des Informationsbedürfnisses aller Beteiligten an sowie auf die Bereitschaft zur Kooperation und das Verständnis für die Belange anderer Beteiligter. Wertungsrelevant ist hierbei die gezielte Darstellung/Aufbereitung der Informationen, die die Auftraggeberin in die Lage versetzen, anstehende Entscheidungen zu treffen, eine gute Projektübersicht bzgl. wann wer welche Informationen benötigt (immer bezogen auf die vom AN zu erarbeitenden Informationen). Ebenfalls wertungsrelevant ist ein gutes Verständnis der fachlichen Abhängigkeiten und Zusammenhänge und bereitwillige Kooperation mit der Auftraggeberin und den übrigen Planungsbeteiligten, d.h. Berücksichtigung von Anliegen und Belangen anderer Beteiligter (vor allem Fachplaner und Behörden). Im Rahmen der Projektorganisation soll der Bieter darstellen, wie er die Vertretung bei Ausfällen, die Gewährleistung der Präsenz und Erreichbarkeit und die Zusammenarbeit mit dem Bauherrn und anderen Planungsbeteiligten organisiert.
- • Gewährleistung der örtlichen Präsenz. Hier soll der Bieter darstellen, auf welche Weise er insbesondere im Rahmen der Bauüberwachung die örtliche Präsenz sicherstellt.
Zu 3.: Gewertet wird die Anzahl der angegebenen Referenzen
Zu 4.: Gewertet wird insbesondere, wie sich das Konzept mit dem vorhandenen Parkgelände und dessen Weiterentwicklung gemäß Bürgerparkstudie auseinandersetzt und welche Lösungsvorschläge zur Neugestaltung unterbreitet werden. Weiterhin, welche Materialien Verwendung finden sollen. Eine zügige Umsetzung in der Bauphase (Terminplan) und die Einhaltung des Budgets sind weitere Wertungskriterien. Sofern Bieter dieses Budget nicht für einhaltbar halten, werden hierzu ebenfalls Angaben erwartet. Dieses können Vorschläge zur Einsparung bzw. der zu erwartenden Kosten sein.
Von Wichtigkeit ist weiterhin, dass die zukünftige Parkgestaltung, insbesondere den „Landschaftspark“ und ökologische Gesichtspunkte (Teich) berücksichtigt. Auch der Einbezug des Fördervereins Bürgerpark e. V. und interessierter Einwohner/-innen in die Neugestaltung ist für die Auftraggeberin bedeutsam.
Zu 5: Im Rahmen der Präsentation soll der Bieter anhand einer von ihm benannten Referenz interessante und übertragbare Aspekte in der Bearbeitung und des Inhalts schildern. Bewertet werden dabei neben der Form und der Klarheit der Präsentation als solcher auch der persönliche Eindruck der präsentierenden Personen.
Nähere Einzelheiten zu der Wertung der Unterkriterien sind der Blanko-Wertungsmatrix zu entnehmen.
Das Auswahlgremium besteht voraussichtlich aus folgenden Personen:
- Herrn Bürgermeister Thomas Groll
- den Mitgliedern des Magistrats der Stadt Neustadt (Hessen)
- Herrn Thomas Dickhaut, Fachbereich II, Bauen, Planen & Umwelt
- Herrn Milewski, Vorsitzender des Bürgerparks Neustadt (Hessen) e. V.
Stimmberechtigt sind nur die Mitglieder des Magistrats.
Die Präsentation ist in Form einer Tischvorlage (insgesamt 10 Stück) abzugeben und kann als Beamerpräsentation erfolgen. Für das Vergabegespräch sind etwa 45 Minuten vorgesehen; hiervon entfallen ca. 30 Minuten auf die Präsentation und ca. 15 Minuten auf die Rückfragen der Auftraggeberin.
Da die Auftraggeberin insbesondere einen persönlichen Eindruck der projektbeteiligten Personen gewinnen möchte, ist für die Vergabegespräche die Teilnahme des Gesamtprojektleiters und seines Stellvertreters gewünscht.
Sollte eine der o. g. Personen bei dem Verhandlungsgespräch nicht anwesend sein, kann dies zu einem Punktabzug in der Bewertung führen, da ein persönlicher Eindruck nicht gewonnen werden kann. Ein Austausch von Personen, die in der Bewerbung genannt wurden, ist nur möglich, wenn die Teilnahmeberechtigung in Form der Bauvorlageberechtigung sowie durch Vorlage der geforderten Referenzprojekte und sonstigen Nachweise erneut nachgewiesen wird.